Team Assistant/-ka

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti

Tvojou zodpovednosťou a dennými úlohami na tejto pozícii bude:

Na pozícii Team Assistant/-ka sa staneš dôležitou súčasťou tímu Office Management, ktorý zabezpečuje plynulý chod každodenných aktivít manažmentu a podporuje fungovanie celej spoločnosti. Budeš úzko spolupracovať so seniornými kolegami, koordinovať administratívne a organizačné úlohy a podieľať sa na zabezpečení efektívneho fungovania kancelárie aj podpory manažmentu.

Hľadáme človeka, ktorý už má skúsenosti s administratívou, office managementom alebo asistentskou podporou a rozumie tomu, čo si táto práca vyžaduje. Táto pozícia je ideálna pre človeka, ktorý je prirodzene organizovaný, má zmysel pre detail, vie si efektívne plánovať svoju prácu a baví ho pomáhať druhým. Ak si spoľahlivý, diskrétny, rád komunikuješ s ľuďmi a hľadáš prácu, v ktorej nebude núdza o rôznorodé úlohy, radi ťa spoznáme.

Čo budeš robiť:

• Poskytovať každodennú administratívnu a organizačnú podporu seniorným kolegom a zabezpečovať plynulý chod ich agendy.

• Spravovať kalendáre, plánovať stretnutia a koordinovať komunikáciu s internými tímami aj externými partnermi.

• Organizovať služobné cesty vrátane rezervácií, cestovných príkazov, spracovania účtovných dokladov a komunikácie s obchodnými partnermi.

• Pripravovať dokumenty, prezentácie, objednávky a ďalšie administratívne podklady.

• Evidovať a kontrolovať účtovné doklady, faktúry a spolupracovať s účtovným oddelením pri ich spracovaní.

• Spracovávať cestovné príkazy v SAP, pracovať s VISA kartami a hotovostnými dokladmi.

• Vytvárať a spravovať objednávky (PO) v SAP Fiori vrátane ich úprav, navyšovania a komunikácie s dodávateľmi.

• Spravovať elektronické schránky pridelených spoločností, spracovávať doručenú korešpondenciu a zabezpečovať jej včasné vybavenie.

• Evidovať prijatú a odoslanú poštu, zabezpečovať kuriérske služby a koordinovať distribúciu dokumentov.

• Spravovať internú dokumentáciu – kopírovanie, skenovanie, archiváciu, vyhľadávanie dokumentov a ich ukladanie do interných systémov.

• Zabezpečovať archívnu agendu vrátane evidencie, zakladania a vyraďovania dokumentov podľa interných pravidiel.

• Objednávať kancelárske potreby, firemné pečiatky a zabezpečovať ich evidenciu.

• Spravovať firemné kľúče a súvisiacu evidenciu.

• Aktívne spolupracovať s ostatnými členmi Office Management tímu, zastupovať kolegov podľa potreby a podieľať sa na ad hoc úlohách.

Zamestnanecké výhody, benefity

Záleží nám, aby sa ti u nás dobre pracovalo a aby si sa u nás spolu s našimi zamestnancami cítil dobre. Pripravili sme pre TEBA nasledovný systém benefitov:

• Cafeteria – príspevok na oddych, šport, kultúru, lekársku starostlivosť a starostlivosť o rodinu,

• Ročný bonus na základe pracovného výkonu,

• Refferal bonus za odporúčanie kandidáta až do výšky 3.000€ (v závislosti od úrovne pozície),

• Loyalty bonus za každých 5 odpracovaných rokov vo výške 1 platu,

• Nadštandardný vzdelávací program na mieru – zameraný na profesionálny a osobný rozvoj, podpora kariérneho rastu (rozvojové programy, program rotácii, účasť na odborných konferenciách),

• 5 týždňov dovolenky,

• Home Office,

• Sick days,

• Pravidelné spoločné raňajky,

• Nezabudnuteľné firemné akcie– napríklad lyžovanie v Alpách, celofiremné víkendy v zahraničí, vianočný večierok a mnoho ďalších,

• Zľavy v rámci Penta portfólia (Dr. Max, Pro Care, NMH, atď.),

• Zapožičanie služobného automobilu na víkend,

• Príspevok pri narodení dieťaťa vo výške 500€.

Osobnostné predpoklady a zručnosti

Hľadáme človeka, ktorý má:

• má výborné organizačné schopnosti a vie si efektívne plánovať čas aj priority,

• pristupuje k práci zodpovedne, spoľahlivo a dôsledne,

• má zmysel pre detail a dokáže pracovať s citlivými informáciami diskrétne,

• komunikuje profesionálne a rád spolupracuje s kolegami aj externými partnermi,

• je flexibilný a dokáže reagovať na meniace sa priority,

• rád sa učí nové veci a nebojí sa prevziať zodpovednosť,

• ovláda MS Office na používateľskej úrovni.

Must have skills

• Výborné organizačné schopnosti – schopnosť koordinovať viacero úloh súčasne, určovať priority a udržiavať si prehľad v kalendároch, dokumentoch a termínoch.

• Zmysel pre detail a precíznosť – dôslednosť pri práci s dokumentáciou, objednávkami, faktúrami a účtovnými podkladmi.

• Zodpovedný prístup k práci – spoľahlivosť, samostatnosť a schopnosť dotiahnuť zverené úlohy do úspešného konca.

• Komunikačné schopnosti – profesionálna komunikácia s internými kolegami, manažmentom, dodávateľmi a externými partnermi.

• Diskrétnosť a profesionalita – schopnosť pracovať s dôvernými informáciami a zachovávať vysoký štandard profesionality.

• Schopnosť efektívne si organizovať čas a priority – zvládanie operatívnych úloh aj dlhodobejších administratívnych procesov.

• Proaktívny prístup – ochota hľadať riešenia, prevziať zodpovednosť a podporiť tím aj nad rámec bežných povinností.

• Tímový duch – ochota spolupracovať, zdieľať informácie a zastúpiť kolegov v prípade potreby.

• Flexibilita – schopnosť reagovať na meniace sa priority a operatívne požiadavky.

Technical skills

• Dobrá znalosť MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) na každodenné využitie.

• Schopnosť rýchlo sa zorientovať v interných systémoch a osvojovať si nové nástroje.

• Skúsenosť s administratívou, office managementom alebo asistentskou podporou (Executive/Team Assistant, Office Coordinator a pod.).

• Skúsenosť s organizáciou služobných ciest, spracovaním dokumentácie, faktúr alebo účtovných podkladov je výhodou.

• Skúsenosť s ERP systémami (napr. SAP/Fiori) je výhodou, nie je však podmienkou.

Informácie o výberovom konaní

V prípade záujmu o uvedenú pracovnú pozíciu nám neváhajte zaslať Vaše aktuálne CV v slovenskom, alebo anglickom jazyku.

Popis spoločnosti

Penta Real Estate vznikla oddelením realitnej divízie spoločnosti Penta Investments, ktorej začiatky siahajú do roku 1994. Skupina Penta vstúpila do sektoru realít v roku 2005 a počas svojho fungovania sa vyprofilovala na lídra na realitnom trhu, ako na Slovensku a v Českej republike, tak aj v Poľsku.

Našim cieľom je stavať budovy, ktoré prispievajú k urbanistickému rozvoju danej lokality. Preto spolupracujeme s tými najväčšími profesionálmi v obore, špičkovými architektmi, či inžiniermi. Naše skúsenosti a ich kreativita a cieľavedomosť sú zárukou najvyššej kvality a investičnej hodnoty nášho realitného portfólia.